當我們談論虛擬儲存時代的文件處理時，數位化和文件管理是兩個通常緊密相連的概念。然而，它們不是同義詞：數位化文件並將其儲存在雲端與進行真正的文件管理不同。
尤其是在公司領域，無論規模大小，文件的累積迫使我們做出一系列有關其管理的決策。這些通常是法律義務以及這些資訊的處理和保管，但我們也指的是道德問題：我們的客戶每天委託我們提供文件，我們必須妥善保護這些文件，無論其目的或目的如何。
我們還不能忘記手頭上有與我們
的業務相關的任何必要文件的重要性，無論它有多舊，也使我們的員工和客戶更容易在幾分鐘或幾秒鐘內找到必要的資訊。
從這個意義上說，文件管理作為一種敏捷工具，將幫助您建立更成功和現代化的業務。當然，第一步是對這些文件進行正確的數位化，品質良好，不會丟失信息，並且文件分類有助於改善公司的運作。
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數位化和文件管理：兩個相關概念
正是商人或企業家需要管理每天產生的所有文書工作，催生了像 TIDOC 這樣的公司：我們開發了加那利群島的資訊和文件管理和保管解決方案，並且我們擁有我們已經這樣做了近20年，擁有500 多家活躍客戶，其中包括私人公司和公共管理部門。
外包此類管理的優點之一是文件管
理流程的專業化和自動化，降低成本，確保始終遵守資料保護法規。
這就是我們談論文件管理 南非 WhatsApp 號碼數據 時的意思。必須考慮到，對於許多企業家來說，由於疫情和遠距辦公的興起，紙張時代已經明確結束。因此，新公司認為需要做的不僅僅是掃描內容以將其傳輸到雲端，特別是為了避免違法行為並保證員工的正確存取。
因此，數位化只是將先前的實體
文件轉換為電子格式，無論其性質如何：發票、收據、信件、工資單…文件管理更進一步，保證所有這些文件的安全性、可追溯性和輕鬆定位，隨時隨地，安全地。
為什麼要外包我公司的文件管理？
擁有像 TIDOC 這樣的外部合作夥伴來負責公司的文件管理，可以為您的業務帶來巨大的好處。其中，成本節省顯著，尤其是中小企業。而且也是所有這些文件在其整個生命週期內的完整性、可靠性、真實性和可用性的保證。
此外，如果我們決定創建一個內部
部門，遵守所有資料保護要求可能會很麻煩且昂貴：這是一項複雜且不斷變化的法規，對於專門的外部公司來說，管理該部門將更容易，此外，該公司還承擔所有責任在文件管理領域。
另一方面，將我們儲存的所有文件數位化、處理、分類的成本對於我們要提供的實際用途來說可能非常高。我們不會再次使用這些 如何控制我們在手機上花費的數據 文件的大部分內容，為什麼要對待它呢？在法律規定的期限內正確保管直至銷毀，並僅將我們在特定時刻所需的內容數位化，可以優化我們的時間、經濟和空間資源。
另一個令人信服的原因是使用標
籤或類別，可以對每個文件進行分類，將其與其他文件進行關聯，方便其定位，並最終實現流程自動化並為真正相關的事情（業務管理）節省時間。使用此類工具，可以控制訪問，將查看和使用限制為授權人員。
最後，我們不能忘記諸如智能合
約之類的趨勢將會持續下去：它們是自動執行的合約，在滿足某些條件時生成自動化流程，並且顯然只能在絕對數位化的環境中 銷售數據 運行，其中安全性是關鍵因素。
為什麼選擇 TIDOC 為您位於加那利群島的公司進行文件管理？
在 Valora 集團旗下公司 TIDOC，我們為您的企業文件管理提供 360 度全方位服務：
– 我們以高安全性託管方式保管文件和電
腦媒體的服務可以幫助您節省空間、優化致力於文件管理的人力資源並提高資訊的生產力和安全性。所有這些都最大限度地保證您的資料的安全性、機密性和完整性。
– 我們的文件管理服務範圍從所有類型和尺寸的文件數位化到資訊存取的引導和最佳化。我們將根據您的公司和客戶的需求設計您的文件組織，始終遵守法律，並尋求最大的實用性和效率。
– 我們的機密文件銷毀服務是驗證貴公司累積的資料最可靠的方法，一旦收集目的結束，就會完全保證銷毀。
如果您在與您的企業文件管理相關的任何領域需要協助，請與我們聯絡。